Una de las dudas más frecuentes en el ámbito empresarial es si un administrador de una empresa puede recibir una nómina, es decir, cobrar un salario como cualquier trabajador. La respuesta es sí, pero con importantes matices legales y fiscales que deben tenerse muy en cuenta para evitar incidencias con Hacienda o problemas internos en la propia empresa.
Vamos a distinguir dos grandes escenarios:
Administrador en su condición como tal
Este caso se refiere al administrador que realiza únicamente funciones propias del cargo (gobierno, representación y supervisión de la sociedad), sin desarrollar tareas operativas adicionales.
¿Puede cobrar nómina el administrador por estas funciones?
Sí, pero solo si los estatutos lo permiten. Es fundamental cumplir con los siguientes requisitos:
a) Retribución recogida en los estatutos
Los estatutos sociales deben indicar expresamente que el cargo de administrador es retribuido. Además, deben especificar el sistema de cálculo o fijación de dicha remuneración: por ejemplo, una cantidad fija, variable, dietas, participación en beneficios, etc. Sin esta previsión estatutaria, cualquier pago al administrador por su función sería considerado indebido y podría ser impugnado por los socios o sancionado por Hacienda.
El artículo 217 de la Ley de Sociedades de Capital (Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio regula que el cargo de administrador será gratuito, salvo que los estatutos dispongan lo contrario, y fija cómo debe determinarse su remuneración.
b) Aprobación por la Junta General
Aunque la retribución esté prevista en los estatutos, cada año debe ser aprobada por la Junta General de socios, lo que garantiza transparencia, control y respaldo legal. Esta aprobación debe incluir:
- El importe concreto de la retribución.
- Criterios de proporcionalidad y razonabilidad, en función de la situación económica de la empresa.
c) Tratamiento fiscal
Esta retribución se considera rendimiento del trabajo, aunque no derive de un contrato laboral. Las retenciones a aplicar en la nómina del administrador son:
- 19% si la sociedad factura menos de 100.000 € anuales.
- 35% si factura más de 100.000 € anuales.
Esto es importante, ya que un error en el tipo de retención puede conllevar sanciones tributarias.
Administrador con funciones ejecutivas o laborales
En muchas pymes, el administrador no solo ejerce funciones de gobierno, sino que también trabaja activamente en el día a día del negocio: gestiona operaciones, lleva contabilidad, trata con clientes, etc. En estos casos, además de su función como administrador, está realizando tareas laborales o ejecutivas, lo cual sí permite que reciba una nómina como cualquier empleado.
¿Qué se necesita?
Para que esto sea legal y no se considere una simulación, deben cumplirse varios requisitos esenciales:
a) Contrato de trabajo formal
Es obligatorio firmar un contrato de trabajo por escrito, en el que se definan claramente:
- Las funciones específicas a realizar.
- La jornada laboral.
- La duración (indefinido o temporal).
- El salario acordado.
Esto permite diferenciar las funciones ejecutivas de las propias del cargo de administrador.
b) Aprobación por la Junta General
Aunque haya un contrato laboral, si el administrador sigue siendo socio o tiene capacidad de decisión, la Junta debe aprobar la contratación y las condiciones para evitar conflictos de intereses.
c) Justificación contable y documental
Todos los pagos deben quedar debidamente justificados contablemente, con nóminas mensuales, transferencias bancarias y su correspondiente registro en la contabilidad. Además, se debe practicar la retención del IRPF y cotizar a la Seguridad Social, en función del régimen aplicable (autónomos o régimen general asimilado).
La nómina es solo una de las piezas: cómo retribuir al administrador es una decisión que cruza lo mercantil, lo fiscal y la Seguridad Social, y un error se paga en deducibilidad o en inspección. Si diriges una sociedad y quieres estructurarlo con criterio, consulta nuestro servicio de fiscalidad del administrador.