El sistema Verifactu es algo de lo que seguramente lleves oyendo hablar desde hace tiempo, si eres autónomo o empresa.
Intentaremos darte una pequeña guía sobre qué es, en qué te puede afectar y sus diferencias con la factura electrónica.
Qué es Verifactu
Verifactu es un sistema que impulsa la Agencia Tributaria con un objetivo doble:
luchar contra el fraude fiscal, y
promover la digitalización de los procesos empresariales relacionados con la fiscalidad.
Con ello se obliga a que los softwares de facturación sigan unas pautas para combatir el fraude.
Entre ellas está la de ofrecer la posibilidad de usar un sistema conocido como Verifactu, que incluye la creación de un registro con determinados datos de las facturas a la vez que estas se emiten.
Ese registro puede almacenarse de modo seguro por si nos lo pide Hacienda, o se puede enviar de inmediato a la AET.
Para conseguir todo esto es necesario el uso de un software de facturación que garantice la integridad de los registros de acuerdo con las normas.
Los requisitos que deben reunir los programas informáticos que soporten los procesos de facturación, se regulan en el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre
Diferencias con la factura electrónica
Aunque la gente se arma lío con esto, que quede claro: la factura electrónica y Verifactu no son lo mismo.
Ni siquiera provienen de las mismas leyes.
La factura electrónica ha sido impuesta por la Ley Crea y Crece para cualquier intercambio entre profesionales y empresarios.
Sigue pendiente de desarrollo reglamentario, hecho este que afecta sobre todo a la cuestión de los plazos de tiempo.
En cambio, la Ley Antifraude sí está desarrollada reglamentariamente.
Esta obliga a que los softwares de facturación cumplan unos requisitos determinados para cortar el fraude.
Uno de ellos es tener la opción de usar el sistema Verifactu, que incluye la creación de un registro con algunos datos de las facturas, en el momento en que se expiden.
Aparte de la diferencia en las leyes de origen, hay otras:
> Verifactu se aplica a operaciones B2B y B2C, mientras que la factura electrónica se limita a las B2B dentro de España.
No cubre ni operaciones internacionales ni B2C.
> El objetivo de la factura electrónica es que las facturas se paguen en el plazo legal y se reduzca la morosidad.
La finalidad principal de Verifactu es perseguir el fraude fiscal.
> En cuanto a su entrada en vigor, Verifactu se podrá aplicar para autónomos a partir de julio de 2026.
La obligatoriedad de la factura electrónica está pendiente del desarrollo reglamentario de la Ley.
A quién afecta el sistema
Hay que tener en cuenta una premisa básica: el sistema Verifactu es voluntario.
Y solo afecta a empresas y autónomos que usen programas de facturación.
Pero todas las facturas emitidas con arreglo a Verifactu habrán de incluir un código QR con la información relevante de la factura.
Se va a aplicar a cualquier operación, sea B2B o B2C, si se usa un software de facturación.
El ámbito territorial incluye todo el territorio español, incluidas las Islas Canarias, Ceuta y Melilla.
Según la Agencia Tributaria, Verifactu obliga a los empresarios domiciliados en territorio español de régimen común, es decir excluyendo a los residentes en País Vasco o Navarra.
Los anteriores están obligados a respetar el contenido de la nueva normativa en sus sistemas de facturación para la emisión de facturas, sean completas o simplificadas, cualquiera que sea el destinatario de las mismas.
En el País Vasco, TicketBAI es una normativa vigente desde 2023 para regular las facturas emitidas en esa Comunidad.
TicketBAI permite a las Haciendas Forales un seguimiento de las facturas que se emitan en esos territorios, sobre todo las de actividades cobradas normalmente en efectivo.
Identificación de facturas Verifactu
Para ver que la factura está emitida por un sistema Verifactu, debemos atender a varios detalles:
Las facturas deben indicar de un modo claro que han sido emitidas con arreglo a un software de emisión verificable, con la especificación “Veri*Factu”.
En la misma factura deberá incluirse un código QR que debe contener una serie de datos con fines de identificación.
Por medio de un dispositivo para lectura de códigos QR, la factura Verifactu permitirá su envío a la Agencia Tributaria.
Debe existir como garantía un registro de facturas.
Ahora bien: comunicar los registros de facturas a la AEAT es voluntario.
El autónomo o empresario tiene dos opciones:
1. Envío automático de cada registro de facturación, que es lo que recomienda la Agencia Tributaria, o
2. Registro sin enviar las facturas. Cada registro ha de estar firmado digitalmente y a disposición de la AEAT.
Ventajas del sistema Verifactu
Mayor confianza para los clientes
Al ser verificables las facturas en sede electrónica, existe prueba de que el documento es conforme.
La posibilidad de consultar en tiempo real las facturas, hace que las empresas tengan una ventaja competitiva.
El código QR implica transparencia
La incorporación de los códigos QR en las facturas es una gran noticia para las empresas y autónomos. Aunque a algunos les pueda parecer un sistema complicado, incluso habrá quien no tenga idea de para qué sirve.
Pero incluso si no se conoce su funcionamiento, el QR se generará correctamente.
La verificación se podrá llevar a cabo en tiempo real.
Con tan solo apuntar la cámara del móvil, en dispositivos Apple, o descargando una app en Android, se podrá comprobar la autenticidad de la factura.
Esto es una oportunidad para las empresas y autónomos, pues esto puede considerarse un valor añadido para la clientela.
Integración con la sede electrónica de la AEAT
Poder enviar las facturas directamente a los servidores de la AEAT también permite automatizar el envío de los libros de registro.
Esto hace mucho más fácil la cumplimentación de las autoliquidaciones, ya que los datos estarán disponibles en la plataforma y solo se tendrá que comprobarlos.
Protección y seguridad de datos
Las estrictas leyes de protección de datos son muy estrictas persiguen las conservación de la información confidencial en sitios seguros.
Con el sistema Verifactu no es necesario conservar las facturas, por lo que se eliminan muchos de las problemas de los programas NO Verifactu.
En estos , es el cliente quien tiene que encargarse de conservar los registros durante cuatro años, con el riesgo añadido que eso conlleva.
Esperemos haberte aclarado un poco al menos, lo que implica el sistema Verifactu.
De cualquier modo, sabes que nos tienes a tu disposición, como siempre, en la Asesoría Aybe, para resolverte cualquier duda que te surja.