Externalización laboral · Departamento laboral externo · Plantillas grandes
Externalización laboral para empresas con departamento propio: toda la función laboral, dirigida por abogados laboralistas.
Tu empresa ya tiene resuelto el frente laboral: hay una persona, o un equipo, que hace las nóminas cada mes. La pregunta ya no es quién te lo lleva, sino qué pierdes si lo sueltas. La externalización laboral que dirige AYBE no traslada tu departamento a un centro de procesos: lo sustituye por un equipo con abogado laboralista responsable, criterio jurídico propio y continuidad, sin que tu dirección pierda el control de la información. Y lo hace sin techo de plantilla: hemos dirigido a la vez el frente laboral de varias empresas de varios centenares de empleados cada una —contact centers multicentro con rotación continua— sobre la plataforma a3 de Wolters Kluwer con todos sus módulos, que operamos nosotros.
El punto único de fallo
Nadie ha dibujado nunca en el organigrama de qué depende la nómina de tu plantilla.
Cuando una dirección se plantea la externalización laboral, casi nunca es por el coste. Es porque cuatro cosas que llevaban años funcionando han dejado de sostenerse a la vez.
Todo depende de una persona
Si quien hace las nóminas se va, enferma o se jubila, el pago de toda la plantilla depende de cubrir esa baja en dos semanas. Es el punto único de fallo que ningún organigrama refleja y que ningún comité ha discutido nunca.
El coste real no es el salario
Al sueldo visible se le suman la licencia del software, la actualización normativa permanente, la formación, las sustituciones y lo que cuestan los errores. Nadie ha sumado nunca esa columna entera.
El error laboral no avisa
No se detecta el día que se comete, sino en la actuación de la Inspección o en la demanda. Para entonces es retroactivo, viene con recargo y afecta a un colectivo entero, no a una nómina suelta.
El volumen no escala solo
Cientos de personas, varios convenios, centros de trabajo en más de una provincia, decenas de altas y bajas al mes, campañas estacionales. En una plantilla con rotación alta el riesgo no está en la nómina de cada uno, sino en el encadenamiento de temporales, los periodos de prueba y la contratación que la Inspección revisa en bloque. Una sola persona no puede cubrirlo bien, por buena que sea.
La columna que nadie suma
Qué cuesta de verdad un departamento laboral interno
Comparar el sueldo de un técnico de nóminas con unos honorarios mensuales es comparar mal. La comparación honesta pone en la misma columna todo lo que sostiene la función, y en la otra lo que cuesta dirigirla desde fuera. Estos son los componentes que casi nunca aparecen en la primera cuenta:
- Salario bruto y coste de Seguridad Social de la persona o personas dedicadas.
- Licencia del software de nóminas, su mantenimiento y sus actualizaciones.
- Actualización normativa permanente: convenios, cotización, reforma tras reforma.
- Formación continua y tiempo de dirección invertido en supervisarla.
- Cobertura de vacaciones, bajas y salidas: hoy simplemente no existe.
- Criterio jurídico cuando el caso se complica, que un perfil técnico no cubre.
- Coste de los errores: diferencias de cotización, recargos y reclamaciones.
- Conocimiento del convenio y de la plantilla, que se va con la persona.
Ninguno de esos importes lo escribimos aquí: los ponemos sobre la mesa con tus cifras reales, las de tu plantilla y las de tu rotación, en la Sesión Estratégica. El marco comparativo se construye con tus datos, no con una media de mercado.
El criterio
AYBE — Consultoría boutique de empresas en Barcelona · Firma de abogados ICAB
Cómo se presta
Dos formas de encargar la externalización laboral, según lo que quieras soltar.
No hay paquetes. Hay dos alcances distintos, y el que encaja se decide después de ver tu plantilla, tus convenios y tu rotación real de los últimos doce meses.
Departamento laboral externo
La función completa sale de tu estructura y entra en la nuestra, con un abogado laboralista asignado como responsable y un equipo detrás que no se va de vacaciones a la vez.
- Confección de nóminas, seguros sociales y liquidaciones; cierres mensuales y anuales.
- Altas, bajas y variaciones en Sistema RED; contratación y comunicación al SEPE.
- Aplicación e interpretación del convenio: tablas salariales, categorías y antigüedades.
- Registro de jornada y control horario; incapacidades temporales y absentismo.
- Asesoramiento laboral continuado a dirección y al área de recursos humanos.
- Acompañamiento en las actuaciones de la Inspección de Trabajo que no deriven en acta.
Para quién: la empresa que hoy resuelve la nómina con una persona dedicada y quiere dejar de depender de ella, sin perder cercanía ni control.
Plantillas grandes y alta rotación, con interlocutor único
Cientos o miles de personas, varios centros de trabajo, altas y bajas cada semana. Aquí el frente laboral deja de ser una función aislada: se produce a volumen y se dirige junto al fiscal, al mercantil y al financiero, con un único interlocutor senior y el equipo de producción que tu plantilla necesite.
- Todo lo de la modalidad anterior, con comité laboral periódico con dirección.
- Altas, bajas y variaciones de alta frecuencia tramitadas en 24 horas; varios códigos de cuenta de cotización.
- Contratos temporales, encadenamiento y periodos de prueba bajo criterio jurídico, no solo administrativo.
- Convenio sectorial propio (contact center, limpieza, hostelería, logística, comercio) y encaje entre centros.
- Informe mensual de rotación, absentismo y coste laboral por centro de trabajo.
- Portal del empleado, fichaje y publicación de nóminas en la plataforma a3, para toda la plantilla desde el primer mes.
- Coordinación con la asesoría fiscal para empresas cuando la decisión laboral tiene efecto fiscal, y escalado inmediato al despacho cuando aparece el conflicto.
Para quién: la empresa o el grupo cuyo volumen y complejidad ya no caben en un proveedor de nóminas y necesita dirección, no solo entrega. Sin techo de plantilla.
La transición
Cómo se externaliza el departamento laboral sin que se rompa una nómina.
El miedo razonable de una dirección no es el cambio, es el mes del cambio. Por eso la externalización laboral se ejecuta en cuatro pasos con solape, y el corte solo se produce cuando el mes en paralelo ha cuadrado.
Auditoría laboral de entrada
Antes de asumir la firma revisamos el pasivo heredado: cotización, temporalidad, convenio aplicado, horas extra y registro de jornada. Se asume lo que hay conociéndolo, no a ciegas.
Circuito de datos
Se fija por escrito quién comunica qué y cuándo: altas, bajas e incidencias por un canal acordado, variables en plantilla estructurada con fecha de corte fija y volcado del sistema de fichaje.
Mes en paralelo
Un ciclo completo se calcula dos veces y se contrasta importe a importe con el cierre anterior. Solo cuando cuadra se produce el corte, y tu equipo sigue viendo cada paso.
Dirección continua
Laboralista asignado, calendario de cierres, revisión periódica del riesgo y una reunión con dirección. La relación no la sostiene un buzón de incidencias.
Glosario
Los seis conceptos que decide una dirección al externalizar las nóminas
Externalización de nóminas
Traslado a un tercero de la elaboración y presentación del ciclo retributivo y de sus obligaciones asociadas. No es lo mismo que externalizar la función laboral completa: la nómina es el entregable visible; la función incluye el criterio jurídico que decide cómo se construye esa nómina. En plantillas grandes, además, incluye la producción a volumen: altas y bajas diarias, varios centros y varios códigos de cuenta de cotización.
Ciclo de nómina
Secuencia mensual cerrada: recepción de variables, cálculo, revisión, emisión de recibos, presentación de seguros sociales en el Sistema RED de la Seguridad Social y liquidación de retenciones. Cada eslabón tiene fecha límite propia; el retraso de uno arrastra a los demás.
Portal del empleado
Interfaz donde cada persona de la plantilla consulta sus nóminas y certificados, ficha, solicita vacaciones y comunica incidencias sin pasar por dirección. AYBE lo opera sobre la plataforma laboral a3 de Wolters Kluwer con todos sus módulos —nóminas, portal, fichaje y registro horario, gestión documental y formación—, dimensionada para plantillas de cientos o miles de personas. Es infraestructura de trabajo compartida entre tu empresa y la firma, no un producto que tengas que comprar; y si ya trabajas con otra herramienta, nos adaptamos a ella.
Registro de jornada
Obligación de registrar diariamente la jornada de cada persona, conservarla cuatro años y tenerla a disposición de la plantilla, la representación legal y la Inspección, conforme al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Su volcado alimenta la nómina; cuando no cuadra con las horas pagadas, aparece el problema.
Convenio de aplicación
Norma colectiva que fija tablas salariales, categorías, jornada y complementos de tu plantilla. Determinar cuál se aplica —y qué ocurre con varios centros o actividades— es una decisión jurídica con efecto retroactivo si se acierta tarde, no un dato de configuración.
Auditoría laboral de entrada
Revisión del pasivo laboral heredado antes de asumir la firma de la nómina: cotización, temporalidad, convenio, horas extra y jornada. Es la misma disciplina que aplicamos en la auditoría de empresas, acotada al frente laboral y previa a cualquier encargo de volumen.
Si lo que buscas no es sustituir una función que ya existe, sino que alguien dirija por primera vez el frente laboral de tu empresa, la puerta correcta es nuestra asesoría laboral para empresas: mismo equipo, distinto punto de partida.
Preguntas frecuentes
Externalización laboral: lo que pregunta una dirección antes de decidir.
Es justo el escenario que la transición está diseñada para absorber. La auditoría de entrada documenta el histórico, el convenio y las particularidades de tu plantilla antes de que empiece el traspaso, de modo que el conocimiento deja de vivir solo en una cabeza. Si la salida se produce antes del mes en paralelo, asumimos el ciclo con el histórico ya levantado en lugar de reconstruirlo a contrarreloj.
Sí, y sin techo de plantilla. Hemos dirigido a la vez, junto al resto de la cartera del despacho, el frente laboral de varias empresas de telemarketing de varios centenares de empleados cada una, con varios centros de trabajo, varios códigos de cuenta de cotización y una rotación de personal muy alta. El proceso es el mismo para 300 personas que para 3.000: circuito de datos cerrado, altas y bajas tramitadas en 24 horas, plataforma a3 con portal del empleado y fichaje para toda la plantilla, e informe mensual de rotación y coste por centro. Lo que cambia es el equipo de producción que ponemos detrás, que se dimensiona a tu cuenta. Lo que no cambia es que lo dirige un abogado laboralista, porque en una plantilla con rotación el riesgo no está en la nómina de cada uno, sino en el encadenamiento de temporales, los periodos de prueba y la contratación que la Inspección revisa en bloque. Contact center, limpieza y servicios, hostelería con varios locales, logística, retail multitienda: mismo patrón, misma forma de trabajar.
Control e información no se sueltan: se ordenan. El circuito de datos fija por escrito qué comunica tu empresa y qué devolvemos nosotros, con fechas de corte y trazabilidad de cada movimiento, así que la dirección ve más de lo que veía antes. Y el trato es directo con un abogado laboralista asignado y con los socios, sin capas intermedias ni cambios de interlocutor.
Operamos la plataforma laboral a3 de Wolters Kluwer con todos sus módulos: cálculo y publicación de nóminas, portal del empleado —cada persona accede a sus nóminas, certificados y documentos desde el móvil—, fichaje y registro de jornada, gestión documental y formación. Es la capa que necesita una plantilla grande para que altas, bajas, variables y comunicaciones no se pierdan entre correos. La continuidad en tu plataforma también es posible y se decide en la sesión de alcance, no por comodidad del proveedor: no vendemos software ni te atamos a ninguna herramienta. Lo que sí exigimos, con plataforma nuestra o tuya, es que el circuito de datos se cumpla, porque de él depende que el ciclo cierre en plazo.
Se ponen encima de la mesa antes de firmar nada. La auditoría laboral de entrada existe precisamente para eso: identificar diferencias de cotización, temporalidad mal encajada, convenio dudoso u horas no registradas, y decidir contigo qué se regulariza, en qué orden y con qué exposición. Asumir una nómina sin haber mirado lo anterior es heredar un riesgo que aflora en la primera actuación de la Inspección.
Fuera de la función continuada quedan, y se encargan por separado, el contencioso ante la jurisdicción social, los despidos colectivos y los expedientes de regulación de empleo, los expedientes de Inspección que terminan en acta de liquidación o de infracción, la auditoría laboral de entrada y la movilidad internacional de trabajadores. Se separan porque son trabajo de proyecto con alcance propio, no porque haya letra pequeña: lo que entra y lo que no consta por escrito en la hoja de encargo.
Con una inversión mensual plana, nunca por unidad procesada. La plantilla fija la base y la rotación real de altas y bajas de los últimos doce meses determina la carga de entrega, así que ambas variables se miden antes de proponer nada. Por eso no publicamos honorarios en esta página: la cifra sin el alcance detrás no informa, y el alcance sale de la Sesión Estratégica y del estudio posterior, del que recibes propuesta cerrada.
Carta de los socios
Antes de externalizar nada, conviene saber qué se está soltando.
La externalización laboral no es una decisión de coste. Es una decisión sobre quién responde el día que la nómina se discute.
Hemos llevado a la vez el frente laboral de varias empresas de cientos de personas cada una, repartidas en varios centros y con altas y bajas cada semana, y hemos visto cómo en muchas de ellas todo dependía de una sola persona a la que nadie había puesto sustituto. Y hemos visto direcciones que descubrieron el problema el mes que esa persona se fue. No es negligencia: es que el punto único de fallo no aparece en ninguna cuenta de resultados hasta que falla.
Lo que proponemos no es un centro de procesos más barato. Es que la función laboral la dirija quien firma el criterio: abogados colegiados que revisan el convenio, sostienen la decisión ante la Inspección y responden en la sala si hace falta. El tamaño de tu plantilla no es un límite: el equipo de producción se dimensiona a tu cuenta. Nos comprometemos con el método y con la responsabilidad de ese criterio, no con un desenlace que no depende solo de nosotros.
El primer paso es una Sesión Estratégica de pago con los dos socios fundadores. Cuarenta y cinco minutos con tu plantilla, tus convenios y tu rotación delante, para poner la columna del coste interno frente a la de dirigirlo desde fuera. Si al terminar la respuesta honesta es que te conviene mantenerlo dentro, te lo diremos.
Sesión de 45 minutos con los socios fundadores, presencial u online. También puedes llamarnos al +34 93 494 15 87, de lunes a viernes de 9:00 a 17:00.