INFORMACIÓN PARA AUTÓNOMOS: FACTURA PROFORMA
Características – Contenido – Diferencias entre Presupuesto y Albarán – Muestra, plantilla.
Características de la factura proforma
- Es un borrador de factura, como documento previo a la emisión de una posible factura real, y de cuya finalidad es ser meramente INFORMATIVA.
- No tiene validez fiscal ni contable a diferencia de las facturas ordinarias. La factura ordinaria es la que tiene validez legal y efectos contables de cara a Hacienda.
- La factura proforma sirve como comprobante de una operación comercial que aún no se ha realizado, ni se ha pagado, valga la redundancia, es un documento informativo, que se suele enviar tras la aprobación de un presupuesto donde se indica el precio, producto o servicio.
La factura proforma suele ser usada frecuentemente en operaciones internacionales en el ámbito del comercio internacional y las aduanas.
También puede ser usada por los autónomos para informar al comprador o a la persona o empresa que va a contratar un servicio acerca de las condiciones concretas en que se llevará a cabo la operación.
La factura proforma nos servirá de modelo para emitir la factura comercial definitiva.
Diferencias entre factura proforma, presupuesto y albarán
Pueden llegar a confundirse dichos términos, ya que en ambos se trata de informar de las condiciones de la transacción, sin embargo se ha de tener en cuenta que:
- Los presupuestos son una propuesta comercial, y tienen un menor vínculo entre partes que la proforma, ya que la proforma se emite cuando ya se conoce exactamente el valor o coste supone llevar a cabo lo pactado, sin embargo, el presupuesto es una idea orientativa del coste que supone comprar un servicio o producto.
- Los albaranes: son un documento acreditativo de entrega de un pedido por un producto o servicio por ejemplo, en donde ni siquiera constan los precios.
Contenido de la factura proforma
- Debe hacerse mención en el encabezado que es una factura proforma por lo que llevará el título: Factura Proforma.
- La enumeración de la factura proforma no es obligatoria como en la factura ordinaria, es opcional.
- Fecha de emisión de la factura proforma: día, mes y año.
- Los datos del Emisor completos: Número de identificación fiscal (Nie o Nif) según sea empresa o profesional. Nombre y apellidos si es un particular o razón social si es empresa. Dirección completa: calle, número, código postal, localidad y provincia.
- Los datos del receptor (cliente) completos: Número de identificación fiscal (Nie o Nif) según sea empresa o profesional. Nombre y apellidos si es un particular o razón social si es empresa. Dirección completa: calle, número, código postal, localidad y provincia.
- El concepto: del producto o servicio de la operación que se pretende realizar.
- Cantidad del producto o servicio que se compre o se preste.
- Coste unitario.
- Indicar los impuestos aplicables si lleva iva o irpf.
- También se puede poner el modo de pago en que se va llevar la transacción.
Si no se incluyera la información mínima que espera conocer el potencial cliente no tendría sentido su emisión, ni serviría para su fin.
Os enseñamos una muestra de una factura proforma: Plantilla.
Las plantillas se pueden cambiar y personalizar según las necesidades de su empresa: puede cambiarse el diseño del documento que se encuentra en word a su gusto: tamaño de letras, colores, tipo de letras etc…
Como también cambiar el contenido: incluir el logotipo de la empresa, incluir conceptos nuevos atendiendo al producto o servicio que se ofrece etc…
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