Obligatoriedad de hacer un control de horario digital

Una de las novedades en el ámbito laboral para este 2025, es la obligatoriedad de un control de horario digital. En el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, se mencionaba el mismo, aunque aún no se ha establecido una fecha exacta, mejor anticiparnos desde ya mismo.

Esta nueva normativa obliga a usar un sistema al que la administración y empleados puedan acceder en cualquier momento para saber el control horario actualizado. Inicialmente el motivo es evitar los abusos de empresarios hacia los trabajadores, para obligar a pagar las horas extras realizadas (por ejemplo), aunque seamos sinceros, también es posible que sirva a algún empresario a comprobar que sus trabajadores no cumplen estrictamente a sus obligaciones. Dicho esto, se debe considerar que al necesitar ese control de horario simultáneo en cualquier momento, no es viable cualquier control.

No está permitido cualquier tipo de fichaje

• No se puede seguir usando el fichaje en papel o excel
• Tampoco el sistema biométrico por escáner de la cara o huellas digitales, que ya estaba prohibido en 2023 por protección de datos.

¿Qué tipo de control horario debemos implementar, para cumplir la legalidad?

Bien, podemos clasificar en dos opciones:

• Se podrán seguir usando lectores de tarjetas (físicas), o de códigos QR, que cada trabajador disponga unipersonalmente. En un aparato debidamente vinculado.
• Utilizar plataformas on-line, softwares o apps de control horario digital.

Como en la gran mayoría de ocasiones en esta circunstancia, se ha abierto un amplio abanico de posibilidades comerciales, cuya elección dependerá de las necesidades de cada empresa, y de los programas que ya estén implantados en la actividad, para seleccionar un software laboral de control ajustado a tus necesidades.

Recomendaciones

A continuación facilitamos un listado de softwares laborales de fichaje existentes en el mercado que se pueden valorar, con algunas descripciones que os pueden ayudar a limitar la búsqueda:

• Holded, es un programa que inició para la ayuda de facturación de autónomos, y que ha desarrollado esta herramienta de control laboral. Si ya usas dicha plataforma, con tan solo un coste adicional mensual de 1,5€/empleado/mes podrás estar al día de las obligaciones. Si no se usa a nivel contable, con el paquete más sencillo, podrás contratarlo por unos 30 €/mes, más el 1,5 € por el número de empleados de tu empresa.
• Bizneo, con una tarifa básica de 6 €/empleado/mes con un mínimo de 55 € mensuales, es decir, si solo es un empleado se pagarán los 55€, no será hasta los 11 empleados que ya subirá la cuota a unos 66 €, si bien, cuantos más empleados, más se reduce el coste por empleado.
• Sesame, otra opción media, cuyo coste hasta 15 empleados, oscila en los 65 € mensuales.
• Factorial, un portal más específico para tareas de control de Recursos Humanos. Y aunque disponen de paquetes que no están publicados en la web, tiene un coste aproximado hasta 19 empleados a partir de 112,10 €/mes
• Personio, recomendado para el control de horario y otras prestaciones que puedan interesar a empresas grandes de más de 40 trabajadores.

Nota: los precios facilitados corresponden a la fecha de redacción del presente artículo, son susceptibles de variación, consultar en cada caso. Se facilitan valores con paquetes básicos en cada caso, todos ellos ofrecen más servicios que pueden ser contratados adicionalmente al coste indicado, algunos también ofrecen descuentos por pago anual. Es por ello que se recomienda hacer un estudio pormenorizado en cada caso.

Es interesante saber, que con la tramitación del KIT-DIGITAL, es posible invertirlo en el pago de las cuotas de este tipo de programas. En AYBE Asesoría Laboral te ayudamos en el proceso.