PASOS A SEGUIR ANTE UNA INSPECCIÓN DE TRABAJO
Una inspección de trabajo es un proceso mediante el cual las autoridades laborales verifican el cumplimiento de las leyes laborales y de seguridad social en una empresa. Es fundamental estar preparado y saber cómo actuar para gestionar la inspección de manera adecuada y evitar posibles sanciones.
A continuación, se detallan los pasos a seguir ante una inspección de trabajo:
- Recepción del Inspector
- Identificación del Inspector. Se debe solicitar la identificación oficial del inspector de trabajo y se verifica si el inspector está debidamente acreditado (de la forma de hacerlo lo hablamos en otro post) y solicítale la orden de inspección.
- Procura tener una actitud Profesional y Colaborativa en todo momento. Se recibe al inspector con cortesía y profesionalismo. Se muestra una actitud colaborativa y dispuesta a proporcionar la información requerida.
- Contacta con tu Asesor o Abogado antes de firmar cualquier documento.
- Revisión de la Orden de Inspección
- Comprender el Alcance. Esto significa que debes leer cuidadosamente la orden de inspección para entender el alcance y los objetivos específicos (si no lo comprendes, contacta con tu asesor o abogado). Asegúrate de que la orden de inspección esté firmada por la autoridad competente y sea válida.
- Documentación y Registros
Recuerda tener la ocumentación básica siempre preparado en el lugar de trabajo, tales son:
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- Contratos de trabajo.
- Nóminas y recibos de salario.
- Registros de horas de trabajo y descansos.
- Inscripción de los trabajadores en la Seguridad Social.
- Certificados de formación en prevención de riesgos laborales.
- Planes de prevención de riesgos laborales y evaluaciones de riesgos
Se debe facilitar la documentación solicitada. Esto es, proporcionar al inspector acceso a la documentación solicitada de manera organizada y clara. En caso de que se requiera tiempo para localizar ciertos documentos, informa al inspector y proporciona una estimación de cuándo estarán disponibles.
- Acompañar al Inspector
- Guía y Asistencia. Asigna a una persona con conocimientos sobre los aspectos laborales y de seguridad de la empresa para acompañar al inspector durante la visita. Proporciona la información solicitada y responde a las preguntas del inspector de manera precisa y transparente.
- Colaboración Durante la Inspección
- Acceso a las Instalaciones. Permite al inspector acceder a las instalaciones de la empresa para verificar las condiciones de trabajo y de seguridad. Asegúrate de que el acceso sea seguro y que el inspector pueda realizar su trabajo sin obstáculos.
- Declaraciones de los Trabajadores. Los inspectores pueden entrevistar a los trabajadores. Asegúrate de que los empleados sean conscientes de sus derechos y de que proporcionen información veraz y coherente.
- Registro de la Inspección
- Documentar el Proceso. Mantén un registro detallado de todo lo que ocurra durante la inspección, incluyendo qué documentos se han solicitado, las áreas que se han inspeccionado y cualquier comentario o recomendación del inspector.
- Informe Preliminar.Al finalizar la inspección, el inspector debe proporcionar un informe preliminar o acta de inspección. Revisa cuidadosamente este informe y, si es necesario, haz comentarios o aclaraciones por escrito.
- Acciones posteriores a la Inspección
- Cumplimiento de Recomendaciones. Si el inspector emite recomendaciones o requiere la corrección de alguna irregularidad, asegúrate de cumplir con estas indicaciones en el plazo establecido. Toma medidas correctivas para resolver cualquier problema identificado durante la inspección.
- Asesoramiento Legal. Si la inspección resulta en sanciones o requiere acciones legales, consulta con un abogado especializado para comprender tus derechos y las acciones a seguir. Prepara y presenta cualquier recurso o alegación que sea necesario dentro de los plazos legales.
- Prevención y Preparación Continua
- Auditorías Internas.Realiza auditorías internas periódicas para asegurarte de que todos los aspectos de tu negocio cumplen con las normativas laborales y de seguridad social. Utiliza los resultados de estas auditorías para mejorar continuamente las prácticas laborales y de seguridad.
- Formación y Actualización. Capacita a tu equipo sobre cómo responder adecuadamente a una inspección de trabajo. Mantente actualizado sobre cambios en la legislación laboral y asegúrate de que tu empresa cumple con todas las normativas aplicables.
CONCLUSION
Prepararse adecuadamente y cooperar durante una inspección de trabajo puede minimizar el impacto y ayudar a resolver cualquier problema de manera eficiente. Mantén una actitud abierta y proactiva, y utiliza la inspección como una oportunidad para mejorar tus prácticas laborales y asegurar el cumplimiento de todas las normativas.
