Registro de jornada obligatorio: implicaciones y recomendaciones para empresas en España

Desde la entrada en vigor del Real Decreto-Ley 8/2019 en mayo de 2019, el registro de jornada laboral se ha convertido en una obligación ineludible para todas las empresas en España, independientemente de su tamaño o sector. Esta normativa busca garantizar un control efectivo del tiempo de trabajo de los empleados y combatir la precariedad laboral, especialmente en lo referente a las horas extras no remuneradas.

Requisitos legales

La ley establece que las empresas deben registrar el horario concreto de inicio y fin de la jornada laboral de cada trabajador. Este registro debe mantenerse durante al menos cuatro años y debe estar disponible para los empleados, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. No es obligatorio registrar las pausas durante la jornada, aunque es recomendable para llevar un control más exhaustivo.

El incumplimiento de esta normativa puede acarrear sanciones graves, con multas que oscilan entre 751 y 7500 euros. Además, la falta de un registro adecuado puede llevar a que se presuma que los trabajadores a tiempo parcial están trabajando a tiempo completo, salvo que la empresa pueda demostrar lo contrario.

Herramientas para el registro

Las empresas pueden elegir entre diversas herramientas digitales para cumplir con esta obligación, adaptándose a sus necesidades específicas:

  • Software de gestión de presencia: estos sistemas, como el de a3gestión del tiempo, permiten un control detallado de la jornada laboral y se integran fácilmente en la infraestructura informática de la empresa. Estos programas suelen incluir funcionalidades adicionales como la gestión de permisos y vacaciones.
  • Aplicaciones móviles: las apps para móviles son útiles para empresas con empleados que trabajan en remoto o que tienen horarios flexibles. Estas aplicaciones pueden utilizar códigos QR, reconocimiento facial o datos de geolocalización para registrar la jornada.
  • Sistemas biométricos: aunque efectivos, los sistemas que utilizan datos biométricos, como huellas dactilares o reconocimiento facial, deben cumplir estrictamente con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) para evitar sanciones relacionadas con la privacidad.
  • Hojas de cálculo: para las pequeñas empresas, las hojas de cálculo en Excel o Google Sheets pueden ser una solución económica y sencilla. Estas herramientas permiten registrar manualmente las horas de trabajo y se actualizan en tiempo real si se utilizan en la nube.

Recomendaciones según el tamaño de la empresa

  • Pequeñas empresas: para negocios pequeños con un número reducido de empleados, las hojas de cálculo y las aplicaciones móviles son opciones viables y rentables. Estas herramientas permiten un registro preciso sin necesidad de una gran inversión inicial.
  • Medianas empresas: las empresas medianas pueden beneficiarse de software de gestión de presencia que no solo registre las horas de trabajo, sino que también ofrezca funcionalidades adicionales como la gestión de nóminas y permisos. Estas soluciones suelen ofrecer una buena relación calidad-precio y escalabilidad.
  • Grandes empresas: las grandes corporaciones, con una gran cantidad de empleados y posiblemente varios centros de trabajo, deberían tener en cuentar sistemas integrales de control de presencia que utilicen datos biométricos y se integren con otros sistemas de recursos humanos. Estas soluciones, aunque más caras, ofrecen un alto grado de automatización y precisión, claves para gestionar un gran volumen de datos.

Implementar un sistema de registro de jornada no solo es una obligación legal, también puede convertirse en una herramienta estratégica para mejorar la gestión del tiempo y la productividad en la empresa. Adaptarse a las necesidades específicas de cada compañía y cumplir con las normativas de protección de datos son aspectos clave para una implementación exitosa. Sin embargo, también supone un esfuerzo económico para la ya complicada economía de las empresas, que han de adoptar de manera obligatoria estos sistemas de registro de jornada. En cualquier caso, el papel de una asesoría laboral siempre es un factor indispensable para ayudar a elegir el mejor sistema de registro de jornada.

 

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Nacho Grosso