La campaña de la Renta 2025 ya está en marcha y, como cada año, muchos autónomos se preguntan qué gastos pueden incluir para reducir el resultado de su declaración. Las empresas que tributan por el Impuesto sobre Sociedades también deben revisar con cuidado su contabilidad antes de cerrar la liquidación correspondiente al ejercicio 2025.
Aunque la Renta y el Impuesto sobre Sociedades no son lo mismo, comparten una idea básica: para que un gasto sea deducible debe estar vinculado a la actividad, estar correctamente justificado, registrado en la contabilidad o en los libros obligatorios e imputado al ejercicio que corresponda. Además, no debe tratarse de un gasto expresamente excluido por la norma.
También conviene hacer una advertencia previa: estas recomendaciones se refieren, con carácter general, a autónomos en estimación directa y a sociedades. Los autónomos en estimación objetiva, el régimen de módulos, calculan su rendimiento con reglas específicas y no deducen cada gasto real de la misma manera.
Formación vinculada a la actividad
Los cursos, seminarios, másteres, jornadas profesionales, libros técnicos o materiales de consulta pueden ser deducibles cuando estén directamente relacionados con la actividad económica. La clave está en que ayuden a mantener o mejorar las competencias necesarias para generar ingresos.
Por ejemplo, tendría sentido deducir un curso de edición para un fotógrafo, una formación sobre herramientas de iIA para un profesional que las use en su trabajo o clases de idiomas si sirven para atender a clientes internacionales. En cambio, no debería incluirse como gasto deducible una formación destinada a cambiar de profesión o iniciar una actividad completamente distinta.
Servicios profesionales
Las facturas de abogados, asesores fiscales, gestores, contables, consultores o auditores suelen olvidarse, pese a que pueden ser deducibles cuando están relacionadas con la actividad profesional o empresarial.
Es importante que la factura esté emitida correctamente, a nombre del autónomo o de la sociedad, y que el servicio tenga una conexión clara con el negocio. La asesoría fiscal, por ejemplo, no solo ayuda a presentar impuestos: también es un gasto profesional que puede formar parte de la actividad.
Obras, mantenimiento y reformas
En locales, oficinas o inmuebles afectos a la actividad, los gastos de conservación y reparación pueden ser deducibles cuando se limitan a mantener el uso normal del inmueble: fontanería, electricidad, pintura, pequeñas reparaciones o mantenimiento ordinario.
La precisión importante está en distinguir mantenimiento de mejora. Si la reforma amplía el inmueble, aumenta su capacidad, mejora sustancialmente sus prestaciones o alarga su vida útil, no suele deducirse de golpe como gasto corriente, sino tratarse como inversión y amortizarse durante varios ejercicios.
También hay que tener cuidado con las deducciones estatales por eficiencia energética en el IRPF. Están pensadas para viviendas que cumplen determinados requisitos y no dan derecho a deducción por la parte de la vivienda afectada a una actividad económica. Por tanto, no debe presentarse una obra en un espacio profesional como si fuera automáticamente una deducción de eficiencia energética de vivienda.
Comidas y gastos de manutención
Los gastos de comida pueden ser deducibles, pero no todos ni en cualquier circunstancia. En el caso del autónomo, la manutención propia debe realizarse en el desarrollo de la actividad, en establecimientos de hostelería o restauración, pagarse por medios electrónicos y estar justificada.
Los límites generales son 26,67 euros diarios en España y 48,08 euros en el extranjero cuando no se pernocta en un municipio distinto. Si hay pernocta en un municipio distinto del lugar habitual de trabajo y residencia, los límites ascienden a 53,34 euros diarios en España y 91,35 euros en el extranjero.
Otra cosa son las comidas con clientes o proveedores. Pueden ser deducibles si responden a una finalidad comercial real, están documentadas y son razonables. En el Impuesto sobre Sociedades, las atenciones a clientes o proveedores tienen el límite del 1 % del importe neto de la cifra de negocios. Para autónomos en estimación directa, conviene aplicar este criterio con prudencia. El rendimiento se determina con remisión a la normativa del Impuesto sobre Sociedades, con los matices propios del IRPF.
No basta con guardar un ticket sin datos. Lo recomendable es conservar una factura completa o, cuando proceda, una factura simplificada cualificada con los datos necesarios del destinatario y la cuota de IVA separada si se quiere deducir el impuesto.
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Publicidad, marketing y promoción
Los gastos destinados a promocionar productos, servicios o la propia marca pueden ser deducibles si están vinculados al negocio. Entran aquí las campañas en prensa, radio, televisión, redes sociales, buscadores, posicionamiento SEO, folletos, diseño gráfico, creación y mantenimiento de la página web, dominio, hosting o email marketing.
También puede incluirse el merchandising con finalidad promocional, como bolígrafos, calendarios, camisetas o material corporativo con el logo o los datos de contacto de la empresa. Si se trata de regalos o atenciones a clientes, conviene diferenciarlo de la publicidad ordinaria, porque puede estar sujeto a límites específicos.
Materiales, equipos y software
El material de oficina, herramientas profesionales, equipos informáticos, licencias de software, aplicaciones de trabajo, teléfonos dedicados a la actividad o mobiliario profesional pueden ser deducibles siempre que estén afectos al negocio.
No todo se deduce necesariamente de una vez. Cuando se trata de bienes duraderos, como ordenadores, cámaras, maquinaria, mobiliario o determinados equipos, lo habitual es deducir el coste mediante amortización. En otros casos, si son consumos ordinarios o materiales de uso corriente, pueden tratarse como gasto del ejercicio.
Cuotas profesionales y colegiación
Las cuotas de colegios profesionales, asociaciones sectoriales o entidades necesarias para ejercer una actividad pueden ser deducibles cuando estén vinculadas al trabajo por cuenta propia o a la actividad empresarial.
En el caso de empleados por cuenta ajena, las cuotas a colegios profesionales tienen un límite de 500 euros anuales cuando la colegiación sea obligatoria para desempeñar el trabajo. En sociedades, el pago de cuotas profesionales de empleados puede ser deducible si responde a una necesidad de la empresa y está correctamente justificado.
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Tributos, tasas y cotizaciones
Los tributos y tasas vinculados a la actividad también pueden ser deducibles, siempre que no tengan carácter sancionador. Entre ellos pueden figurar el IAE, tasas de basura, vados, alcantarillado u otros pagos locales relacionados con el negocio.
Si un inmueble está afecto a la actividad, el IBI puede deducirse en la proporción correspondiente. Si un autónomo trabaja desde casa y ha afectado una parte de la vivienda a su actividad, el IBI solo debería deducirse en el porcentaje correspondiente a los metros destinados realmente al negocio.
Las cotizaciones a la Seguridad Social, incluida la cuota de autónomos, también pueden tener la consideración de gasto deducible en la actividad. En cambio, no deben confundirse estos gastos con sanciones, multas o con el propio IRPF o Impuesto sobre Sociedades, que no son gastos deducibles de la actividad.
Intereses de préstamos, créditos y gastos financieros
Los intereses ordinarios, comisiones bancarias y otros gastos financieros pueden ser deducibles cuando el préstamo, crédito o financiación esté vinculado a la actividad económica. Si la financiación se usa solo parcialmente para el negocio, la deducción debe limitarse a la parte relacionada con la actividad.
También pueden ser deducibles determinados intereses de demora tributarios cuando estén relacionados con la actividad económica, de acuerdo con el criterio admitido por la Agencia Tributaria y el Tribunal Supremo. Eso sí, no deben confundirse con sanciones, recargos sancionadores o gastos contrarios al ordenamiento jurídico, que no tienen el mismo tratamiento.
Suministros, alquiler y comunidad
Cuando la actividad se desarrolla en un local, oficina o inmueble afecto al negocio, los suministros necesarios, electricidad, agua, gas, telefonía o Internet, pueden deducirse si están correctamente justificados y vinculados a la actividad. También pueden ser deducibles el alquiler y la comunidad de propietarios cuando correspondan al inmueble utilizado para el negocio.
Si el autónomo trabaja desde su vivienda habitual y tiene una parte de la casa afecta a la actividad, la regla general para los suministros es aplicar el 30 % sobre la proporción de metros cuadrados destinados al trabajo respecto de la superficie total de la vivienda. Es decir: 30 % x metros afectos / metros totales x coste del suministro.
La precisión es important,: no basta con teletrabajar de forma ocasional. Debe existir una parte de la vivienda afecta a la actividad y un criterio razonable para justificar la deducción.
La revisión final evita errores
Muchas deducciones se pierden por falta de factura, por no registrar el gasto, por mezclar gastos personales con profesionales o por intentar deducir de golpe inversiones que deberían amortizarse. Por eso, antes de presentar la Renta 2025 o cerrar el Impuesto sobre Sociedades, conviene revisar cada gasto con un criterio básico, relación con la actividad, justificación, registro contable y tratamiento fiscal correcto.
Y si todo esto parece complejo, hay un último gasto que tampoco debe pasarse por alto, el asesoramiento profesional. Cuando está vinculado a la actividad, también puede ser deducible y en AyBe estamos a tu lado para orientarte en tu declaración..